Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit diesem Portal ist:

Bundesverband Bürgermedien e.V.
c/o Medienprojektzentrum Offener Kanal Kassel
Rainer-Dierichs-Platz 1
34117 Kassel
E-Mail: austausch@bvbm.eu
Telefon: 0561-9200920

Vertreten durch:

• Armin Ruda (Vorsitzender)
• Wolfgang Ressmann (Vorsitzender)
• Diana Elsner (Stellv. Vorsitzende)
• Tanja Zimmer (Stellv. Vorsitzende)

Registereintrag:

• Vereinsregister
• Registergericht: Berlin-Charlottenburg
• Registernummer: VR 36212 B

2. Zweck des Portals

Das Portal dient der Registrierung von Vertreterinnen und Vertretern von Bürgermedien-Organisationen, der Verwaltung von Organisationsdaten, der Erfassung von Beiträgen und Lizenzangaben sowie dem Upload, Austausch und Download von Mediendateien zwischen berechtigten Organisationen.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Je nach Nutzung des Portals verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:

Registrierungs- und Profildaten

• E-Mail-Adresse
• Passwort (nur in verschlüsselter / gehashter Form)
• Vorname und Nachname
• Kontakt-Telefon
• Organisationszugehörigkeit

Organisationsdaten

• Name der Organisation
• Bundesland
• Medientyp
• Organisations-E-Mail
• Organisations-Telefon
• Organisationsadresse

Beitrags- und Lizenzdaten

• Titel und Beschreibung eines Beitrags
• Thema / Kategorie
• Lizenzangaben
• Angaben zur Austauschfreigabe
• Angaben zum Jugendschutz
• verantwortliche Person / verantwortliche Redaktion
• schema-bezogene Metadaten

Hochgeladene Dateien

• Audio- oder Videodateien
• Cover-Bilder
• Lizenz-PDFs
• erzeugte Metadaten-Dateien (JSON)
• lokal erzeugte Vorschaubilder / Thumbnails

Protokoll- und Nachweisdaten

• Freigabestatus von Vertreterinnen / Vertretern und Organisationen
• Audit-Logs zu Statusänderungen
• Download-Protokolle mit Benutzerbezug, Ergebnis und Begründung
• technische Sitzungsdaten für Login und Upload-Prozesse

4. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten die Daten, um:

• Benutzerkonten bereitzustellen und abzusichern,
• Registrierungen zu prüfen und freizugeben,
• Organisations- und Profildaten zu verwalten,
• Beiträge und Lizenzangaben zu erfassen,
• Metadaten zu erzeugen,
• Medien hochzuladen, auszutauschen und bereitzustellen,
• Zugriffe auf Dateien zu kontrollieren und zu dokumentieren,
• System-E-Mails zu versenden,
• den sicheren technischen Betrieb des Portals zu gewährleisten.

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt je nach Fall insbesondere auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Portalnutzung),
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen),
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb, Zugriffskontrolle und Dokumentation).

6. E-Mails und Benachrichtigungen

Das Portal versendet E-Mails insbesondere in folgenden Fällen:

• Bestätigung einer Registrierung,
• Benachrichtigung über Freigabe, Ablehnung oder Sperrung,
• Passwort-Zurücksetzung,
• Information an die Administration über neue Registrierungen.

7. Weitergabe an Dritte / eingesetzte Dienste

Hosting und technische Infrastruktur

Das Portal wird auf einer vom Betreiber eingesetzten Hosting- und Server-Infrastruktur betrieben. Dabei kommen insbesondere Webserver, Datenbank, Dateispeicher und Hintergrundverarbeitung zum Einsatz. Hosting-Anbieter ist Hetzner in Deutschland. Soweit externe Dienstleister als Auftragsverarbeiter eingesetzt werden, erfolgt dies auf Grundlage der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Nextcloud / WebDAV

Für Upload, Speicherung und Bereitstellung von Mediendateien nutzt das Portal Nextcloud-kompatible Endpunkte bzw. WebDAV. Dabei können Mediendateien, PDFs, Cover-Dateien, Metadaten sowie Dateinamen und Ordnerpfade an diese Systeme übermittelt werden.

E-Mail-Dienst

Der Versand von System-E-Mails erfolgt über einen vom Betreiber konfigurierten E-Mail- bzw. SMTP-Dienst. Als SMTP-Dienst wird Strato verwendet.

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den Betrieb des Portals, die Bearbeitung von Registrierungen, die Verwaltung von Beiträgen, den Dateiaustausch oder gesetzliche Nachweispflichten erforderlich ist.

Temporäre Upload-Freigaben werden nur kurzzeitig verwendet. Öffentliche Upload-Shares in Nextcloud werden technisch mit einer begrenzten Laufzeit erzeugt.

Konkrete Löschfristen sollten durch den Betreiber ergänzt werden.

9. Cookies und Sitzungen

Das Portal verwendet technisch notwendige Cookies und Sitzungsmechanismen für:

• Anmeldung,
• Schutz vor Missbrauch,
• CSRF-Schutz,
• temporäre Upload-Abläufe.

10. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft,
• Berichtigung,
• Löschung,
• Einschränkung der Verarbeitung,
• Datenübertragbarkeit,
• Widerspruch,
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

11. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

Bundesverband Bürgermedien e.V.
austausch@bvbm.eu

12. Stand

Stand: 28.03.2026